3 gastos clave durante los viajes de negocio

Viajar en busca de oportunidades de expansión y crecimiento se ha vuelto fundamental para las empresas; sin embargo, es muy común que las compañías subestimen los gastos que este tipo de traslados implican.

Para mantener el control de los gastos de viaje y evitar fugas de capital o realizar movimientos inadecuados, es importante tener en cuenta estos tres factores al momento de viajar por negocios:

Transportación

La planeación y anticipación son clave para ahorrar recursos empresariales, esto incluye la adquisición de los boletos para el traslado. Es importante que el área o la persona encargada de gestionar los viajes de negocio investigue las distintas opciones para elegir la que ofrece el mejor precio.

Los principales problemas de transportación surgen debido a cambios de último minuto en la fecha u hora del viaje, pago de recargo por exceso de equipaje y desconocimiento de las variaciones en el precio por factores externos como el alza en combustible.

Para evitarlos, es importante adquirir boletos reembolsables y reprogramables para prevenir contratiempos, conocer las políticas de la aerolínea y tener un panorama general del contexto económico del destino.

Hospedaje 

Consultores expertos en viajes corporativos han detectado que el alojamiento es otro factor que puede generar una elevación en los gastos, por lo tanto, es importante comparar tarifas y servicios, por ejemplo, si los servicios del hotel, como internet o llamadas telefónicas tienen un costo adicional.

Por otro lado, se debe contemplar el tiempo de estadía, ya que, si será una estancia prolongada, actualmente existe la opción de rentar un departamento y puede ser mucho más redituable que alojarse en un hotel.

Otro factor al momento de elegir un alojamiento que puede elevar los costos es la ubicación, pues los desplazamientos desde el aeropuerto al hotel y al lugar de la cita de negocios no son contemplados.

Alimentación

Algunos paquetes de viaje ya incluyen alimentos; sin embargo, es importante evaluar si son realmente convenientes.

Adicionalmente, si el viajero requerirá alimentación en establecimientos fuera del hotel o lugar donde se encuentre, conviene investigar una serie de sitios que puede visitar y cuya oferta sea competitiva en sabor y precio.

Además, las comidas de negocio son características de los viajes corporativos para cerrar los tratos, pero muchas ocasiones no están contempladas dentro del presupuesto y disparan los gastos, para evitarlo se debe valorar si son necesarias.

Tener en mente estos tres gastos al momento de planear un viaje de negocios ayudará a que tu empresa ahorre valiosos recursos.

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