Los viajes de trabajo suelen ser un gasto considerable para las empresas, así sean pequeños viajes nacionales o al extranjero, pues son el segundo rubro en el que más gastan las compañías, dejando en primer lugar a la nómina. Por lo tanto, el ahorro relacionado a esta actividad representa un área de oportunidad significativa.

Por ello, es necesaria la planeación de los gastos de viaje más óptima la cual impactará directamente en la rentabilidad de la empresa y además con ello se garantiza la productividad de los viajeros de negocios.

Si ya se tiene previsto algún traslado de este tipo, es importante comenzar con un análisis general del viaje, teniendo en cuenta aspectos como: el número de personas que viajarán, cuál será el destino, el tiempo necesario para llevarlo a cabo, los traslados dentro de la ubicación, el hospedaje, comida, etc, de esta manera se puede comenzar a destinar un presupuesto para cada aspecto.

Además, para las empresas resulta fundamental definir políticas tales como: la política de límite de gastos, en la cual el personal no debe de rebasar el límite de presupuesto establecido, por otro lado, la política de comprobación de gastos ayudará a que se entreguen las facturas correspondientes de cada gasto para poder hacer las deducciones ante el SAT.

Gestionar inteligentemente el presupuesto de los viajes de negocios es posible, y para lograrlo en muchas ocasiones es de gran utilidad una tarjeta empresarial, que permitirá centralizar las operaciones y en ocasiones acceder a beneficios especiales como parte del programa de lealtad de varias instituciones bancarias.

El sector de viajes de negocios se encuentra en constante crecimiento, y la misión de las empresas a través del equipo encargado, es encontrar las formas más eficientes para optimizar los gastos, teniendo en cuenta que esto repercute directamente en la experiencia de los empleados, pues contarán con los mejores recursos para desempeñarse adecuadamente y la compañía será rentable.